QUY TRÌNH TƯ VẤN XÂY DỰNG QUY CHẾ QUẢN TRỊ VÀ VẬN HÀNH DOANH NGHIỆP

1. Tổng quan dịch vụ

Việc xây dựng hệ thống quy chế nội bộ là nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp chuẩn hóa cơ cấu tổ chức, phân định thẩm quyền, kiểm soát rủi ro và nâng cao hiệu quả quản trị, điều hành.

Công ty Luật TNHH 911 – Luật sư 911 cung cấp dịch vụ tư vấn, rà soát và xây dựng hệ thống quy chế quản trị, điều hành phù hợp với quy mô, ngành nghề và định hướng phát triển của từng doanh nghiệp.

Các nhóm quy chế có thể tư vấn, xây dựng

• Quy chế tổ chức, quản trị và điều hành doanh nghiệp;

• Quy chế về Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên;

• Quy chế hoạt động của Ban Giám đốc/Tổng Giám đốc;

• Quy chế hoạt động của Ban kiểm soát hoặc Ủy ban kiểm toán;

• Quy chế phân quyền, phân cấp và ủy quyền trong doanh nghiệp;

• Quy chế quản lý nhân sự, tuyển dụng, đánh giá và sử dụng lao động;

• Quy chế tiền lương, tiền thưởng và chế độ đãi ngộ;

• Quy chế quản lý hành chính, văn thư, lưu trữ và thông tin;

• Quy chế quản lý, sử dụng vốn và tài sản;

• Quy chế quản lý tài chính – kế toán;

• Quy chế mua sắm, đấu thầu và lựa chọn nhà cung cấp;

• Quy chế quản lý hợp đồng và kiểm soát nghĩa vụ pháp lý;

• Quy chế bảo mật thông tin và quản lý dữ liệu;

• Quy chế quản lý hoạt động kinh doanh bất động sản;

• Quy chế sàn giao dịch bất động sản;

• Các quy chế chuyên ngành và quy chế nội bộ khác theo nhu cầu của doanh nghiệp.

2. Quy trình tư vấn và xây dựng quy chế

Bước 1. Trao đổi và ký kết hợp đồng dịch vụ

Luật sư 911 tiếp nhận yêu cầu, xác định phạm vi công việc, thống nhất mục tiêu, tiến độ và phương thức phối hợp với doanh nghiệp.

Sau khi các bên thống nhất, hai bên tiến hành ký kết hợp đồng dịch vụ tư vấn pháp lý.

Bước 2. Khảo sát và thu thập thông tin doanh nghiệp

Đội ngũ luật sư phối hợp với Ban lãnh đạo và các bộ phận liên quan để:

• Thu thập thông tin pháp lý và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp;

• Tìm hiểu mô hình quản trị và phương thức điều hành hiện tại;

• Rà soát chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban;

• Xác định cơ chế phân quyền, phân cấp và ủy quyền;

• Tìm hiểu các vấn đề, bất cập và xung đột trong quá trình vận hành;

• Rà soát các quy chế, quy trình nội bộ đang áp dụng;

• Xác định nhu cầu quản trị và định hướng phát triển của doanh nghiệp.

Bước 3. Phân tích và đề xuất mô hình quản trị

Trên cơ sở thông tin thu thập được, Luật sư 911 tiến hành phân tích mô hình hoạt động của doanh nghiệp và đề xuất:

• Cơ cấu tổ chức;

• Mô hình quản trị;

• Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận;

• Thẩm quyền của từng cấp quản lý;

• Cơ chế phối hợp giữa các phòng ban;

• Cơ chế kiểm soát và giám sát;

• Quy trình ra quyết định và chịu trách nhiệm.

Trường hợp cần thiết, luật sư xây dựng sơ đồ tổ chức và sơ đồ phân quyền để doanh nghiệp xem xét.

Bước 4. Doanh nghiệp lựa chọn và thống nhất mô hình

Ban lãnh đạo doanh nghiệp xem xét các phương án được đề xuất, lựa chọn mô hình phù hợp và thống nhất nguyên tắc quản trị, phân quyền và điều hành.

Bước 5. Xây dựng dự thảo quy chế

Luật sư 911 tiến hành xây dựng dự thảo quy chế trên cơ sở:

• Quy định pháp luật hiện hành;

• Điều lệ doanh nghiệp;

• Cơ cấu tổ chức thực tế;

• Đặc điểm ngành nghề kinh doanh;

• Mô hình quản trị được lựa chọn;

• Yêu cầu kiểm soát nội bộ và quản trị rủi ro;

• Định hướng phát triển của doanh nghiệp.

Nội dung quy chế được thiết kế theo hướng rõ người, rõ việc, rõ quyền hạn, rõ trách nhiệm và rõ cơ chế kiểm soát.

Bước 6. Lấy ý kiến và hiệu chỉnh lần thứ nhất

Dự thảo được gửi đến Ban lãnh đạo và các bộ phận có liên quan để lấy ý kiến.

Luật sư phối hợp giải thích, phân tích và tiếp nhận ý kiến đối với từng nội dung, điều khoản của quy chế.

Bước 7. Hoàn thiện dự thảo lần thứ hai

Trên cơ sở ý kiến của doanh nghiệp, Luật sư 911 tiến hành chỉnh sửa, bổ sung và hoàn thiện Dự thảo lần thứ hai, bảo đảm tính pháp lý và khả năng áp dụng thực tế.

Bước 8. Thẩm định và thống nhất nội dung cuối cùng

Ban lãnh đạo doanh nghiệp tiếp tục rà soát dự thảo.

Luật sư phối hợp xử lý các nội dung còn chưa thống nhất, đồng thời kiểm tra tính đồng bộ giữa các quy chế và các văn bản quản trị nội bộ khác của doanh nghiệp.

Bước 9. Hoàn thiện và bàn giao

Luật sư 911 hoàn thiện bộ quy chế cuối cùng, thống nhất với doanh nghiệp về hình thức ban hành và bàn giao hồ sơ.

Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Luật sư 911 có thể tiếp tục hỗ trợ:

• Soạn thảo quyết định ban hành quy chế;

• Xây dựng quy trình thực hiện;

• Xây dựng biểu mẫu kèm theo;

• Tư vấn triển khai và phổ biến quy chế;

• Rà soát, cập nhật quy chế khi pháp luật hoặc mô hình hoạt động của doanh nghiệp thay đổi.

3. Giá trị của hệ thống quy chế nội bộ

Một hệ thống quy chế được xây dựng bài bản giúp doanh nghiệp:

Chuẩn hóa quản trị → Phân định rõ thẩm quyền → Kiểm soát rủi ro → Hạn chế xung đột nội bộ → Nâng cao hiệu quả điều hành → Tạo nền tảng cho tăng trưởng bền vững.

Luật sư 911 không chỉ xây dựng quy chế theo mẫu có sẵn mà tập trung vào việc thiết kế hệ thống quy chế phù hợp với mô hình quản trị, quy mô, ngành nghề và thực tiễn vận hành của từng doanh nghiệp.

CÔNG TY LUẬT TNHH 911 – LUẬT SƯ 911

Tư vấn pháp lý doanh nghiệp – Quản trị – Hợp đồng – Dự án – Bất động sản – AI – Blockchain – Fintech – Web3.